Loi 25 : Politiques et procédures
Coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels de Radimed :
Pascal Malouin
Coordonnateur RIS/PACS/DSQ
Responsable de la protection des renseignements personnels
pmalouin@radimed.ca
1, Westmount Square, suite C-210
Westmount, Québec
H3Z 2P9
Cycle de vie des renseignements personnels et médicaux
La confidentialité, et le caractère privé, des renseignements personnels et médicaux sont régis, entre autres, par la Loi médicale (chapitre M-9), le Code des professions (chapitre C-26) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1).
Collecte : objectifs et provenance des renseignements
Les renseignements collectés chez Radimed concernent l’emploi et la prestation d’examens d’imagerie médicale.
- Les renseignements provenant d’une application d’embauche servent à la communication avec l’appliquant, la validation des compétences et, subséquemment, à créer un dossier de l’employé et à gérer la paie.
- Ces renseignements proviennent du formulaire d’application du site web de Radimed, d’un curriculum vitae donné en personne, envoyé par télécopie ou par courriel.
- Les renseignements obtenus lors de la réception d’une ordonnance médicale servent à communiquer avec le patient pour la prise de rendez-vous initiale, communiquer avec le patient pour un examen de rappel, un suivi ou une urgence médicale, créer ou mettre à jour un dossier médical, mettre en contexte les particularités du patient lors de l’évaluation diagnostique, d’identifier le patient en vue d’un examen ultérieur et, d’identifier le patient correctement lors de la transmission du rapport diagnostic au professionnel référent, au Programme québécois de dépistage du cancer du sein (PQDCS) et au Répertoire d’imagerie diagnostic (RID Montréal-McGill).
- Ces renseignements proviennent du formulaire de demande de rendez-vous du site web de Radimed, sous forme d’ordonnance médicale directement lors de la visite, par télécopie ou courriel et, en personne ou lors d’un appel téléphonique, lorsque des renseignements additionnels sont nécessaires pour constituer le dossier médical ou valider le type de procédure d’imagerie à exécuter.
Collecte : Natures des renseignements
Lors de la collecte, les renseignements demandés doivent se limiter uniquement à ceux qui sont essentiels à l’embauche ou à la prestation de l’examen médical.
L’obtention de renseignements additionnels, si nécessaires, doit faire l’objet d’une explication claire sur l’objectif d’une telle demande et l’obtention d’un consentement explicite qui sera porté au dossier.
- Les renseignements pour l’embauche se limitent aux identifiants comme le nom, moyens de communication (téléphone, courriel), ainsi que les informations et documents fournis par le demandeur afin de valider sa qualification.
- Les renseignements obtenus du patient se limitent aux identifiants démographiques (nom, date de naissance, genre), informations de communication (adresse, numéro de téléphone, courriel), identifiant de couverture médicale (numéro fourni par la Régie de l’Assurance-Maladie du Québec, si applicable) et les renseignement médicaux (antécédents pertinents à la procédure exécutée et renseignements cliniques fournis selon les modalités décrient dans L.R.Q. chapitre M-9, r. 25.1).
Utilisation et communication
- À moins d’une embauche par Radimed, les renseignements ne sont utilisés que pendant la période du processus de recrutement présent. Par contre, lorsque le candidat l’autorise, ceux-ci peuvent servir pour un recrutement ultérieur.
- Les renseignements recueillis pour le recrutement ne sont utilisés et consultés que par les personnes responsables du recrutement.
- Suite à l’embauche, les renseignements serviront à la création du dossier de l’employé et pour les activités normales associées à l’administration des ressources humaines comme l’inscription au système de paie.
- Les renseignements recueillis pour des fins d’emploi ne sont utilisés et consultés que par les responsables des ressources humaines lors qu’ils assument leurs activités normales.
- Les renseignements recueillis du patient sont utilisés de la période débutant par la prise de rendez-vous et se finissant à la transmission finale du rapport diagnostic au professionnel référent, au RID Montréal-McGill et, le cas échéant, au PQDCS.
- Il est possible que les l’utilisation de ces renseignements s’étende au-delà de cette période pour que des corrections nécessaires y soit apportées, qu’une vérification de contrôle de qualité soit faite ou, que la facturation soit complétée.
- Finalement, il est possible que les renseignements soient utilisés, suite à la demande du patient, pour en connaître le contenu, vérifier l’exactitude, obtenir une copie ou de transférer le contenu vers un tiers.
- Les renseignements ne sont utilisés et consultés que par le personnel participant à la prestation du service d’imagerie médicale, ce qui inclus le volet administratif pour l’inscription, la résolution de problème technique et la facturation, l’exécution de la procédure médicale et l’interprétation diagnostic.
- L’objectif premier de l’imagerie médicale étant de produire un diagnostic à la demande d’un professionnel de la santé, la communication des résultats et renseignements est consentie par défaut.
- La communication est également consentie par défaut lorsque le patient participe à un programme particulier, comme le PQDCS, ou une étude clinique.
- De plus, Radimed doit se soumettre à la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé (L.R.Q. chapitre P-9.0001) et communiquer l’imagerie médicale, les renseignements personnels et les rapports au RID Montréal-McGill pour publication au Dossier Santé Québec (DSQ).
- Si le patient ne désire plus participer au programme ou à l’étude clinique, ou s’il ne veut pas que ses renseignements ne soient publiés au DSQ, il doit communiquer directement avec le programme pour signifier son retrait.
- Outre l’envoie par poste ou par télécopie aux professionnels de la santé des renseignements, Radimed privilégie la transmission numérique (HL7 et DICOM) à des interfaces sécurisées directement dans le Dossier Médical Électronique du référent ou au RID Montréal-McGill. Cette opération s’effectue par VPN ou autre tunnel sécurisé.
- Au-delà de la transmission normale des renseignements au professionnel référent ou du programme auquel il est inscrit, aucune communication à un tiers n’est permise sans son consentement explicite et écrit.
Conservation
Seuls les renseignements ayant une utilité future, comme ceux concernant un employé ou ceux dont la conservation est régie par la loi, comme les renseignements sur un patient, ne peut être conservé.
- Les renseignements obtenus d’un nouvel employé sont conservés pour la période où la personne est à l’emploi de Radimed et de 7 ans suivant son départ.
- Les documents papiers, contenant les renseignements personnels pour la prestation d’imagerie médicale, ne sont conservé que pendant la période d’utilisation.
Les renseignements obtenus pour la prestation d’imagerie médicale numérisés sont conservés pour une période minimale de 10 ans, selon les modalités de la politique interne sur la conservation des données d’imagerie médicale.
Destruction
Tout renseignement qui ne doit pas être conservé, doit être détruit.
- Les documents papier doivent être détruit en utilisant minimalement une déchiqueteuse.
- Les données numériques (fichiers ou entrées d’une base de données) doivent être supprimé de manière à ce qu’on ne puisse plus avoir accès ou de recouvrer les données.
La destruction et la suppression doit s’appliquer à toutes copies de ces renseignements.
Il est a noté que les renseignements personnels et médicaux ne sont jamais anonymisés pour des fins de conservation au-delà de leur période de conservation. Ils sont simplement détruits.
Demande d’accès ou de correction, traitement des plaintes et incidents
Toute personne ayant fourni des renseignements personnels ou médicaux a le droit fondamental d’en connaître la nature, de recevoir une copie ou de demander une correction.
Demande d’accès
Une personne désirant consulter la nature des renseignements que Radimed détient sur elle, ou d’en obtenir une copie, doit le faire par écrit, en faisant parvenir une lettre ou un courriel au Responsable de la protection des renseignements personnels de Radimed (RPRP).
La demande écrite doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une « demande d’accès aux données personnelles » et contenir des informations suffisantes pour identifier la personne.
Ceci, ne s’applique pas aux rapports diagnostiques de cette personne. Ceux-ci peuvent lui être transmis, en personne, un mois suivant l’envoi à son médecin référent du rapport final. Cette mesure d’accès aux résultats suit la norme établie par le Carnet Santé du Québec et le Programme québécois de dépistage du cancer du sein.
Le rapport peut lui être transmis, en main propre, après vérification de son identité.
Les demandes d’accès concernant l’emploi seront redirigées par le RPRP vers les responsables des ressources humaines appropriées afin qu’elles fassent les vérifications d’usage et communiquent avec l’employé.
Avant de traiter une demande, le RPRP doit faire une validation diligente pour l’identité du demandeur. Si la validation est impossible, la demande sera refusée.
Une demande qui reste incomplète après 30 jours, suite à une demande de renseignements supplémentaires, sera refusée.
Une demande excessive, manifestement abusive, qui est contraire à la bonne pratique médicale ou qui porte préjudice à un tiers, sera refusée.
Une demande d’accès est traitée dans le 30 jours après sa réception.
Demande de correction
Les renseignements personnels et médicaux doivent être consigné avec exactitude.
Un employé peut faire la demande de correction directement à son supérieur responsable de son dossier.
Un patient peut le faire directement avec un membre de l’équipe administrative de Radimed. Il faut cependant prendre en compte ceci :
- Les données démographiques, telles que le prénom, nom, date de naissance et genre correctes, pour l’inscription au dossier médical, sont celles contenues sur la carte de l’Assurance-Maladie du Québec (si applicable) et non les informations usuelles fournies par le patient. Ceci est nécessaire pour la facturation et la publication au DSQ.
S’il y a différence entre les informations usuelles et celles de la RAMQ, le patient doit communiquer directement avec la RAMQ pour faire une demande de correction.
La correction ne pourra être faite au dossier qu’après que la personne n’ait présenté la carte de l’Assurance-Maladie du Québec corrigée.
Si un changement ne peut être porté au dossier pour des raisons légitimes et expliquées, la personne demanderesse peut faire une plainte auprès du RPRP.
Une demande de corrections est traitée dans le 30 jours après sa réception.
Traitement des plaintes
Une personne désirant porter plainte, elle doit le faire par écrit, en faisant parvenir une lettre ou un courriel au Responsable de la protection des renseignements personnels de Radimed (RPRP).
La demande écrite doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une plainte, l’objet et la nature de la plainte, et contenir des informations suffisantes pour identifier la personne.
La nature de la plainte au RPRP peut porter sur :
- Une demande d’accès au renseignements refusée;
- L’obtention d’une copie de rapport refusé;
- Une demande de correction refusée ou impossible;
- Un incident qui implique ses renseignements.
Avant de traiter une plainte, le RPRP doit faire une validation diligente pour l’identité du demandeur. Si la validation est impossible, la demande sera refusée.
Une demande qui reste incomplète après 30 jours, suite à une demande de renseignements supplémentaires, sera refusée.
Une demande excessive, manifestement abusive, qui est contraire à la bonne pratique médicale ou qui porte préjudice à un tiers, sera refusée.
Une plainte est traitée dans le 30 jours après sa réception.
Déclaration d’incident
Un employé ou un patient qui se croit victime d’un incident en regard à ces renseignements personnels et/ou médicaux doit suivre les instructions du « Traitement des plaintes ».
Le Responsable de la protection des renseignements personnels :
- Prendra les mesures nécessaires pour éliminer ou diminuer les risques de préjudice sérieux;
- Évaluera les risques d’un préjudice sérieux et, le cas échéant, divulguera l’incident à la personne visée par l’incident et à la Commission d’accès à l’information du Québec.
- Et, s’assura que des mesures sont prises (ajustement des mesures de sécurités, formation, politique, procédure, etc.) pour que ce type d’incident ne se produise plus dans le futur.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Tout projet qui sort du cadre normal du processus de recrutement, de l’emploi ou de la prestation de l’imagerie médicale, et qui est susceptible d’utiliser ou de partager des renseignements personnels et médicaux, fait l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour assurer la protection des informations obtenus par Radimed.
Application de la politique
Tous employés et fournisseurs de Radimed sont tenu de respecter la politique de gouvernance des renseignements personnels et médicaux de Radimed.
